快速而有节奏地敲击。可是科长依旧忽视这些不耐烦的身体语言,继续开会。所以本科室的同人都得上了“厌会症”,一听说要开会就困意连连。
开会可以把人员集中起来传达一些信息,或者调动大家的积极性,成功的会议对一个组织来说意义重大。但如果会议开得不成功,就无法调动起员工的积极性,往往会议开了不少,要解决的问题却没有得到应有的应对方式,甚至是一些传达性的会议也没有办法让员工接收到有用的信息。
开会是集体活动,这个活动的初衷是融合集体智慧解决困难问题。所以,如果一次会议能够顺利进行,就会极大地促进工作效率。作为会议主持人或者发言者,需要明白与会者的身体语言密码,懂得察言观色,才能掌控会议,保证会议效果。
当你发现参加会议的人用手支撑着自己的头,甚至将手肘顶着桌子做支架时,你就应该懂得他们的内心独白:“再不结束我就要睡着了。”
从“头”说起你最容易看到的与会者的身体语言,就反映在他的头部,所以,我们不妨从“头”说起。会场上的头部姿势一般有这样四种:直竖着头、歪着头、向下低头和用双手在脑后托着头。
1.直竖着头。头部直直地竖立着,不偏不倚。通常情况下,一个人对于所听到的事表示中立态度时使用直竖着头的姿势。但你也不能忽略了他的眼神,如果发现直竖着头的人眼神呆滞,并且没有望向发言者,那就表示他对会议内容完全没有兴趣。
2.歪着头。头要是倾斜到一侧,则表示有了兴趣。如果发现与会人员采用这种姿势,有时候还用手摸着下巴,这样的动作就流露出对你的讲话内容有些兴趣。
3.向下低头。如果这样的姿势还伴随着严厉的面部表情,通常情况下就意味着否定的态度。主持会议的人如果不能使与会者的头抬高或斜向一边,沟通就会很有困难。
4.用双手在脑后托着头。我们曾经在前面的章节讲到过这种姿势,是很得志的年轻管理人员经常使用的姿势。做这种姿势的人可能在想“答案我全知道”,或“或许将来你会跟我一样行”,甚至“一切都在掌握之中”之类。通常是比主持会议或者发言者更高级别的与会者才会做出这种姿势。
有几种化解这种姿势的办法,但得视情况而定。若是你想知道某人为什么有着优越的态度,只要身体前倾、摊开手掌对他说:“我看得出您知道这些,您能不能发表您的意见?”然后往后坐,等待他回答,这样他就会解除这种姿势。
副主持的位置一次会议的主持人通常是一个人,而一般公司的会议通常由主发言人担任主持。实际上,如果让你的会议多一个“副主持”,可能更有助于会议的顺利进行。当然,这种“副主持”是你有意安排的。开会时常会有许多不满的情绪产生,且多半都将责任归于主持的身上,事实上大部分的难题都需靠主持加以解决,所以主持的责任重大。安排一个副主持能很好地分担这份责任。
主持人理当坐在具有领导权力、掌握全局的位置,而副主持也可坐在类似重要的位置。例如在长方形的会议桌上,你如果坐在长边的中央便可请副主持坐在较短边的中央位置。你若是坐在长方形桌的短边中央,可请副主持坐在长边的中央。总之,你们要确保每次都在四边正中的位置。
因为各边中央的位置都像你的位置一样,是能够掌握全局的有利位置,如果让副主持坐在这样的位置,在讨论会议事项时,他就能成为你的得力助手。因为原本坐在重要的位置上的人会是时常在会议中提出反驳的反对者,所以你必须不时地注意反对者的动向、表情及动作,而让支持自己的副主持占据主要位置就不存在这个问题了。当然这个副主持必须跟你的意见是相同的,这样才有安排副主持的意义。当坐在重要掌控位置的人都跟你持相同意见时,就会对其他与会者产生压力,迫使他们接受。
用位置促进参与积极性这是由大学教授们所总结出的结论。因为大学课堂是不会规定座位的,所以很多学生每回上课都会变换位置,而这些学生很难给教授们留下深刻印象。相反的,总坐在固定座位的学生常会给教授们留下深刻的印象,教授也就会更多地关注这样的学生。
这样的道理给参加会议者一定的启示。你如果去参加一次会议,尤其是例会,最好总比别人早一步进入会场,挑选面对主持者的位置或是主持者视线容易看见的位置,并且每次开会都坐在同样的位置上,经过一段时间之后,大家会在心里默认那是你的位置,大家都会意识到你的存在。
同时,如果你有固定不变的位置,往往也能加强你参加会议讨论的意愿,成为积极的讨论者之一,你要求发言的次数也会增多。如果你是个不愿意在会议中发言的人,不妨试试以上方法迫使自己成为积极参与开会的人,这样才能把你的意见传达给别人。
从与会者的身体语言探查态度要判断与会者是否同意你的发言内容,你可以观察他们的身体语言。我们在这里先列举一些最常见的明显表示赞成或者反对的身体语言。